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Los datos suministrados en el presente formulario serán aplicados por MAD AGENCIA S.A.S., para contacto y envío de información corporativa, noticiosa, comercial y de mercadeo. Esta información no será bajo ningún motivo transferida a terceros. Su información será empleada por MAD AGENCIA S.A.S., con fines profesionales, y su permanencia será de 3 años a partir de la fecha de su registro en este formulario. En caso de no desear seguir recibiendo información por el medio anteriormente seleccionado, por favor comuníquese a la línea: (7) 6984640 – 6944343, 3166902103 en la ciudad de Bucaramanga o envíenos un correo a protecciondedatos@madagencia.com.

Lo anterior sin perjuicio de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y al artículo 10 del Decreto 1377 de 2013 referentes a la Ley de Protección de Datos, igualmente Usted podrá ejercer los derechos que la ley prevé: como actualizar y rectificar mis datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada para su tratamiento, ser informado sobre el uso que se ha dado a los mismos, presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracción a la ley, revocar la autorización y/o solicitar la supresión de mis datos en los casos en que sea procedente y acceder en forma gratuita a los mismos, siguiendo los procedimientos que MAD AGENCIA S.A.S. proporciona para tales efectos, los cuales puede conocer en nuestro MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES publicados en nuestra página web: www.madagencia.com, para dudas e inquietudes relacionadas con estos temas puede escribirnos a nuestro correo electrónico: protecciondedatos@madagencia.com. Es importante mencionar que el ejercicio de sus derechos no es requisito previo ni impide el ejercicio de otro derecho y cualquier modificación del presente le será notificado a través de los medio que MAD AGENCIA S.A.S. disponga para tal fin.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE MAD AGENCIA S.A.S.

INTRODUCCIÓN

MAD AGENCIA S.A.S., es una entidad cuya actividad principal consta la comercialización de servicios de publicidad, diseño de páginas web, alquiler y venta de espacios o tiempo para avisos de publicidad, investigación de mercados y realización de encuestas de opinión pública, entre otros y, desde el momento que fue creada ha establecido como principio fundamental la búsqueda de la excelencia, tanto de carácter comercial como administrativo con el fin de poder brindar un servicio de alta calidad a sus clientes en cada uno de los procesos y proyectos que promueva como agencia  comercializadora de servicios publicitarios.

Para llevar a cabo el que hacer institucional, y en cumplimiento de lo ordenado por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, MAD AGENCIA S.A.S., debe dar cumplimiento al derecho constitucional que tienen todas las personas de conocer, actualizar, rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos y libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma; razón por la cual, se implementará el tratamiento de base de datos personales de sus clientes y demás personas vinculadas con su actividad, mediante la recolección, almacenamiento y uso adecuado de sus datos personales.

La política de Tratamiento de Información de MAD AGENCIA S.A.S., se expide para fijar los parámetros bajo los cuales deben ser tratados, administrados todos los datos de personas naturales que nutren y consolidan su base de datos.

TITULO I

ARTICULO 1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

NOMBRE DE LA PERSONA JURIDICA: MAD AGENCIA S.A.S.

DOMICILIO Y DIRECCIÓN: MAD AGENCIA S.A.S. tiene su domicilio en la ciudad de Bucaramanga, y su sede principal se encuentra ubicada la Carrera 51 # 52 – 29 Barrio Bajos de pan de azúcar, CORREO ELECTRÓNICO: protecciondedatos@madagencia.com

TELEFÓNO: (7) 6984640 –  6944343, 3166902103

ARTICULO 2. NORMATIVIDAD APLICABLE: Esta Política de Protección de Datos Personales y el Anexo de Formato de Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales, a saber:

Constitución Política artículo 15.

Ley 1266 de 2008

Ley 1581 de 2012

Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010

Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013

Sentencias C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011, de la Corte Constitucional

ARTÍCULO 3. DEFINICIONES: Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, además de las definiciones establecidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, serán aplicables las siguientes definiciones:

  1. AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  2. DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  3. DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  4. TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  5. TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  6. AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
  7. BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
  8. DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
  9. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
  10. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
  11. TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
  12. TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  1. CLIENTES: Persona natural o jurídica, pública o privada con los cuales MAD AGENCIA S.A.S. tiene una relación comercial.
  2. RECLAMO: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.

ARTICULO 3. PRINCIPIOS RECTORES 1 : Para ejecutar el tratamiento de datos personales, MAD AGENCIA S.A.S., realizará la aplicación de las normas de ordenamiento jurídico colombiano en relación al Régimen General de Tratamiento de Datos Personales y las comprendidas en la presente política.

1.1. PRINCIPIO DE FINALIDAD: El tratamiento de datos personales, realizado por MAD AGENCIA S.A.S., acata las finalidades estipuladas en la presente política, las cuales están en armoniosa concordancia con el ordenamiento jurídico colombiano. En lo que esté fuera de la regulación de ésta política, serán aplicadas las normas que la pauten, modifiquen, adicionen o deroguen.

1.2. PRINCIPIO DE LIBERTAD: El tratamiento de datos personales efectuado por MAD AGENCIA S.A.S., se hará teniendo en cuenta la autorización previa, expresa y manifiesta del titular de los datos personales.

1.3. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sometida a tratamiento por parte de MAD AGENCIA S.A.S., debe ser veraz, completa, comprobable, actualizada e inequívoca.

1.4. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: MAD AGENCIA S.A.S., da total garantía al titular de los datos personales, a tener el derecho y total libertad de obtener información sobre sus datos en el momento que lo desee, sin ningún tipo de restricción, teniendo en cuenta lo relacionado con los procesos descritos en la presente política.

1.5. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: MAD AGENCIA S.A.S., da plena garantía que el tratamiento de datos personales suministrado a las bases de datos de las cuales es responsable, es realizado por personal autorizado por el titular y/o demás personal avalado por la ley.

1.6. PRINCIPIO DE SEGURIDAD: MAD AGENCIA S.A.S., llevará a cabo la implementación de todas las medidas técnicas, administrativas y humanas que se requieran, para dar protección a los datos personales que se encuentran bajo tratamiento en sus bases de datos con el fin de evitar el uso, la pérdida, la adulteración y consulta no autorizada o no deseada.

1.7. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: El tratamiento brindado por MAD AGENCIA S.A.S., a los datos personales comprendidos en sus bases de datos, serán sometidos a estrictos procesos de confidencialidad y reserva, en concordancia con las finalidades descritas en la presente política.

TITULO II

ARTICULO 4. POLÍTICA APLICABLE A LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

4.1 Recolección de información y datos confidenciales

MAD AGENCIA S.A.S. llevará a cabo la recolección de datos e información confidencial, por los siguientes canales:

4.1.1 En las instalaciones de la empresa: Se hará entrega de un texto al cliente y/o proveedor de bienes y servicios, donde se compendiarán las políticas de manejo de información confidencial y se obtendrá la firma en señal de autorización. 

4.1.2 A través de la página o sitio web: Los clientes y/o proveedores de bienes y servicios que ingresen por este canal de la compañía, encontrarán el texto de las políticas por ese medio y solo aquellos que la acepten continuarán en la base de datos.

4.1.3 Mediante correo electrónico / Mediante aplicaciones en dispositivos móviles: Todos los clientes y proveedores de bienes o servicios que registren un correo electrónico en cualquier canal de la compañía, recibirán el texto de la política por este medio y sólo aquellos que acepten la política y emitan la autorización continuarán en la base de datos.

4.1.4 Mediante el diligenciamiento de formularios: Los clientes y proveedores de bienes o servicios diligenciarán uno o varios formatos al momento de iniciar su relación comercial con la empresa, en los cuales emitirán su autorización.

La información que se recaudará será la siguiente:

  1. a) Nombre y apellidos / Razón social
  2. b) Objeto social en caso de que sea persona jurídica
  3. c) Nit en caso de que sea persona jurídica
  4. d) Actividad económica en caso de que sea persona jurídica
  5. e) Tipo y número de documento de identificación
  6. f) Dirección residencia o domicilio de la empresa
  7. g) Dirección de correo electrónico (personal, laboral o empresarial)
  8. h) Número de contacto (celular, línea fija, fax)
  9. i) Ciudad

4.2 Almacenamiento de información y datos confidenciales

Los datos personales recolectados pueden ser almacenados o procesados en servidores, lo que es autorizado por el titular del dato al aceptar esta Política.

Los terceros eventualmente contratados para administrar la información recolectada están obligados a dar cumplimiento a protocolos de seguridad, incluyendo la suscripción de acuerdos de confidencialidad con MAD AGENCIA S.A.S.

Solo tendrán acceso a la información personal suministrada por el cliente y proveedores de bienes o servicios quienes ejerzan la función de Administradores de Bases de Datos y por lo tanto deban utilizar dichos datos únicamente para cumplir con las finalidades descritas en esta política.

4.3 Uso de información y datos confidenciales y finalidad

El responsable y/o encargado del tratamiento de las bases de datos a las cuales se hace mención en la presente política, darán un manejo a los datos personales que constituyen dichas bases de datos para con las siguientes finalidades:

  1. Sostener comunicación de modo constante con los titulares de los datos personales, en relación al quehacer de MAD AGENCIA S.A.S.
  2. En concordancia con los servicios ofrecidos por MAD AGENCIA S.A.S., se llevará a cabo actividades de demanda inducida, de mercadeo, envío de información de cada uno de los procedimientos realizados, así como la promoción de las demás actividades o servicios relacionados u ofrecidos directa o indirectamente.
  1. Mantener un afianzado conocimiento de la población que reciben los servicios de MAD AGENCIA S.A.S., como también, la realización de encuestas y demás actividades relaciones al cumplimiento de indicadores o información relevante para la consecución de la misión de la empresa.
  2. Efectuar procesos evaluativos de calidad en cuanto a los servicios ofrecidos por MAD AGENCIA S.A.S.
  3. Otras finalidades contempladas en la política de tratamiento de información de MAD AGENCIA S.A.S.

Al aceptar esta política, los clientes y proveedores de bienes o servicios en su calidad de titulares de los datos personales, autorizan a MAD AGENCIA S.A.S., sin que ello de lugar al pago de contraprestación alguna, para que los utilice de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, uso, procesamiento, divulgación, transmisión o transferencia de los datos suministrados, para la ejecución de las finalidades descritas anteriormente.

4.4 Circulación de información y datos confidenciales

La admisión de la presente política, implica para el titular de los datos personales, la aceptación de la posibilidad que tiene MAD AGENCIA S.A.S., acatando en todo momento las disposiciones legales que reglamentan la materia, para transmitir o transferir la totalidad de los datos del titular a terceros en Colombia o en el exterior.

Del mismo modo, MAD AGENCIA S.A.S., tendrá el compromiso de informar a los terceros, sobre los parámetros bajo los cuales fue concedida dicha autorización y el debido respeto y cumplimiento que se debe tener respecto a la presente política, notificando a los terceros que, sólo podrán uso de dicha información y/o datos, mientras haya una vinculación legal o contractual con MAD AGENCIA S.A.S., y única y exclusivamente, para usos explícitamente definidos por ésta.

MAD AGENCIA S.A.S. se abstendrán de vender la información personal recabada de los clientes y proveedores de bienes o servicios, como también se negará a compartir esta información con cualquier persona natural o jurídica externa no autorizada.

Los datos personales suministrados podrá ser transmitida a terceros cuando MAD AGENCIA S.A.S. crea de buena fe, que esa divulgación sea razonablemente necesaria para:

  1. a) Evitar una responsabilidad legal.
  2. b) Cumplir con leyes, normativas, citaciones u órdenes judiciales.
  3. c) Cumplir un requerimiento de una autoridad gubernamental o reguladora.

Lo anterior, siempre de conformidad con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales.

TITULO III 

ARTICULO 5. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

MAD AGENCIA S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  1. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

ARTICULO 6. MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN

Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, MAD AGENCIA S.A.S. ha establecido como mecanismo para obtener autorización de los titulares o quienes se encuentren legitimados de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013:

  1. a) De forma escrita (Documento físico)
  2. b) Mediante aceptación que se haga a través de la página web
  3. c) Mediante aceptación que se haga por aplicaciones móviles
  4. d) Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

La autorización será solicitada por MAD AGENCIA S.A.S. de manera previa al tratamiento de los datos personales. 

ARTICULO 7. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

MAD AGENCIA S.A.S. conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia MAD AGENCIA S.A.S. podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

ARTÍCULO 8. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a MAD AGENCIA S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. MAD AGENCIA S.A.S.  establecerá mecanismos sencillos y gratuitos (se hará uso de los mismos que se emplearon para el recaudo, medio físico y medio virtual) que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto MAD AGENCIA S.A.S. deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento. En este último caso, MAD AGENCIA S.A.S. podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

 ARTÍCULO 9. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013. Para los datos recolectados antes de la expedición del decreto 1377 de 2013, se tendrá en cuenta lo siguiente:

  1. MAD AGENCIA S.A.S. deberá solicitar la autorización de los titulares para continuar con el Tratamiento de sus datos personales del modo previsto en el artículo 7° del Decreto 1377 de 2013, a través de mecanismos eficientes de comunicación, así como poner en conocimiento de estos sus políticas de tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos.

Para efectos de lo dispuesto en el numeral anterior, se considerarán como mecanismos eficientes de comunicación aquellos que el responsable o encargado usan en el curso ordinario de su interacción con los titulares registrados en sus bases de datos.

  1. Si los mecanismos citados en el numeral 1 imponen a MAD AGENCIA S.A.S. una carga desproporcionada o es imposible solicitar a cada titular el consentimiento para el tratamiento de sus datos personales y poner en su conocimiento las políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos, el Responsable podrá implementar mecanismos alternos para los efectos dispuestos en el numeral 1, tales como, página de Internet de MAD AGENCIA S.A.S., carteles informativos, entre otros, e informar al respecto a la Superintendencia de Industria y Comercio, dentro de los cinco (5) días siguientes a su implementación.

Con el fin de establecer cuándo existe una carga desproporcionada para el responsable se tendrá en cuenta su capacidad económica, el número de titulares, la antigüedad de los datos, el ámbito territorial y sectorial de operación del responsable y el mecanismo alterno de comunicación a utilizar, de manera que el hecho de solicitar el consentimiento a cada uno de los titulares implique un costo excesivo y que ello comprometa la estabilidad financiera del responsable, la realización de actividades propias de su negocio o la viabilidad de su presupuesto programado.

A su vez, se considerará que existe una imposibilidad de solicitar a cada titular el consentimiento para el tratamiento de sus datos personales y poner en su conocimiento las políticas de tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos cuando el responsable no cuente con datos de contacto de los titulares, ya sea porque los mismos no obran en sus archivos, registros o bases de datos, o bien, porque estos se encuentran desactualizados, incorrectos, incompletos o inexactos.

  1. Si en el término de treinta (30) días hábiles, contado a partir de la implementación de cualesquiera de los mecanismos de comunicación descritos, el titular no ha contactado al responsable o encargado para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos del decreto 1377 de 2013, MAD AGENCIA S.A.S. podrán continuar realizando el tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades indicadas en la política de tratamiento de la información, puesta en conocimiento de los titulares mediante tales mecanismos, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.
  2. En todo caso MAD AGENCIA S.A.S. debe cumplir con todas las disposiciones aplicables de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013. Así mismo, será necesario que la finalidad o finalidades del Tratamiento vigentes sean iguales, análogas o compatibles con aquella o aquellas para las cuales se recabaron los datos personales inicialmente.

ARTIUCLO 10: AVISO DE PRIVACIDAD

En los casos en los que no sea posible poner a disposición del titular las políticas de tratamiento de la información, MAD AGENCIA S.A.S. deberá informar por medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales.

ARTÍCULO 11. CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD. El aviso de privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

  1. a) Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento.
  2. b) El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
  3. c) Los derechos que le asisten al titular.

Los mecanismos dispuestos por MAD AGENCIA S.A.S. para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe MAD AGENCIA S.A.S.  informar al titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información.

No obstante lo anterior, cuando se recolecten datos personales sensibles, el aviso de privacidad deberá señalar expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.

ARTÍCULO 12. MEDIOS DE DIFUSIÓN DEL AVISO DE PRIVACIDAD Y DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. Para la difusión del aviso de privacidad y de la política de tratamiento de la información, MAD AGENCIA S.A.S. podrá valerse de documentos, formatos electrónicos, medios verbales o cualquier otra tecnología, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al titular.

ARTICULO 13. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. MAD AGENCIA S.A.S. solo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, y que se encuentran detalladas en el artículo 4 numeral 4.3 del presente instrumento; atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, MAD AGENCIA S.A.S.  deberá proceder a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

ARTÍCULO 14. REQUISITOS ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES. El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

  1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.

TITULO IV

ARTÍCULO 15: DERECHOS DE LOS TITULARES

En concordancia y armonía con la ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 DE 2013, MAD AGENCIA S.A.S., informa a los titulares de datos personales sobre sus derechos, basado en lo siguiente:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales ante MAD AGENCIA S.A.S., de acuerdo a los procedimientos descritos en el presente documento.
  2. Solicitar a MAD AGENCIA S.A.S., prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, de acuerdo a los procedimientos descritos en el presente documento.
  3. Ser informado por parte de MAD AGENCIA S.A.S., sobre el uso o tratamiento al cual son sometidos sus datos personales.
  4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al Régimen General de Datos Personales y a la presente política, una vez agotados los procedimientos descritos en ésta.
  5. Revocar la autorización otorgada a MAD AGENCIA S.A.S. y/o solicitar a la misma que suprima sus datos cuando se infrinja el Régimen General de Protección de Datos Personales Colombiano y la presente política.
  6. Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.

TITULO V

ARTICULO 16: PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS ANTE LA CUAL EL TITULAR DE LA INFORMACIÓN PUEDE EJERCER SUS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR EL DATO Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.

El responsable y encargados del tratamiento de los datos personales contenidos en las bases de datos tratadas por MAD AGENCIA S.A.S., estarán a cargo del manejo y trámite correspondiente de peticiones, consultas y/o reclamos. No obstante y para mayor facilidad de titulares de datos o sus representantes MAD AGENCIA S.A.S., ha designado como medio de comunicación entre el responsable y los encargados del tratamiento de datos personales, bajo el compromiso de MAD AGENCIA S.A.S., a la dirección de atención al cliente. Dicha regulación puede llevarse a cabo a través del correo electrónico: protecciondedatos@madagencia.com o en la carrera 51 # 52 – 29 barrio bajos de pan de azúcar.

ARTÍCULO 17: PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.

17.1 Procedimiento parra ejercicio de derecho de los titulares de datos personales.

Los procedimiento descritos a continuación, sólo pueden ejercidos por el titular, sus causahabientes, o sus representantes, siempre que la correspondiente acreditación de su identidad o representación, se lleve a cabo previamente. En todos los procedimientos el titular o sus representantes deberán indicar por lo menos, su nombre completo, sus datos de contacto los cuales deben incluir: una dirección de correo electrónico, una dirección para envío de correspondencia, un teléfono o celular de contacto y la indicación de estar obrando en nombre propio o la acreditación de estar obrando en representación de otro, cuando sea el caso, mediante poder debidamente otorgado. A su vez, deben indicar los datos personales sobre los que versa la solicitud y deben aportar los documentos o demás elementos que responden o apoyen la misma. Por último, en cualquiera de las solicitudes el titular o su representante deberán indicar el medio, el evento o cualquier otra información que permita establecer la base de datos que contiene los datos objeto de la solicitud.

17.2 Procedimientos para conocer los datos personales tratados por MAD AGENCIA S.A.S.

El titular de los datos personales o sus representantes pueden realizar una solicitud a MAD AGENCIA S.A.S., y/o al encargado del tratamiento de datos para que le permita conocer los datos personales que la institución ha recolectado, almacenado y/o usado.

El titular debe enviar una solicitud por escrito al correo electrónico: protecciondedatos@madagencia.com o a la carrera 51 # 52 – 29 barrio bajos de pan de azúcar, Bucaramanga indicando de manera puntual el objeto de su solicitud y breve motivo de la misma. Del mismo modo, indicando su nombre completo y datos de contacto, en los cuales debe incluir por lo menos una dirección de correo electrónico, una dirección de correspondencia, un número telefónico de contacto, ya sea fijo o celular y, la acreditación de estar obrando en nombre propio o en representación de otro, cuando el caso lo requiera, mediante el debido poder previamente otorgado.

MAD AGENCIA S.A.S., haciendo uso de la Dirección de Atención al cliente, remitirá la solicitud al responsable y/o encargado del tratamiento para que en un período máximo de diez (10) hábiles, contados a partir de la fecha de recibido de la solicitud, ésta sea atendida. Si dentro del período máximo de diez (10) días hábiles, el responsable del tratamiento no puede atender la solicitud, el titular de los datos será notificado sobre la razón por la cual su solicitud no podrá ser atendida dentro del período inicialmente establecido y la posterior fecha en la cual dicha solicitud será atendida, que por ningún motivo debe ser superior a 5 (cinco) días hábiles, a partir del vencimiento del primer período. 

17.3 Procedimiento para corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales tratados por MAD AGENCIA S.A.S.

El titular de datos personales o sus debidos representantes puedan diligenciar una solicitud a MAD AGENCIA S.A.S. y/o encargados del tratamiento de datos, con el fin de que sus datos personas tratados por la entidad, sean corregidos, actualizados o suprimidos, si lo desea así, o considera que se ha presentado incumplimiento en uno a más deberes contenidos en el Régimen General de Protección de Datos o en la presente política, siendo así, el titular podrá seguir el siguiente procedimiento:

El titular o su representante, deberá elevar su solicitud dirigida al responsable o encargado del tratamiento indicando:

  1. a) La identificación del titular
  2. b) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
  3. c) La dirección y demás datos de contacto del titular
  4. d) Asimismo, el titular o su representante deberá acompañar la solicitud con los documentos que corroboren la misma

Si no se cumplen con los requisitos enunciados para solicitar el reclamo, el responsable o encargado requerirá al interesado, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de recepción del reclamo, para que subsane los requisitos. Si transcurren dos meses contados a partir de la fecha en que se le solicita al interesado que cumpla los requisitos establecidos, sin que éste los subsane, dicha actitud se asimilará al desistimiento de la solicitud o reclamo.

Una vez recibida la solicitud, y en un término no mayor a dos (2) días hábiles contados desde la fecha de recepción de la solicitud, se incluirá en la base de datos la frase “reclamo en trámite” y el motivo de la misma, la cual se mantendrá en la base de datos hasta que se haya decidido la solicitud. Asimismo, se tendrán dos (2) días hábiles para dar traslado al competente para atender la solicitud, si quien la recibe no está legitimado para responderla.

El responsable o encargado del tratamiento dispondrá de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de recepción de la solicitud para atenderla. Si no fuere posible atender la solicitud dentro del término señalado, MAD AGENCIA S.A.S., informará de ello al interesado, indicando los motivos que impiden atender su solicitud e informándole de la fecha en la que será resuelta su solicitud. En ningún caso, la nueva fecha podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

PARÁGRAFO. No podrá concederse la supresión de los datos personales por solicitud realizada por el titular o su representante, cuando exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.

17.4 Procedimiento para revocar la autorización dada a MAD AGENCIA S.A.S.  para tratar los datos personales.

El titular de los datos personales o su representante, pueden revocar la autorización dada a MAD AGENCIA S.A.S., para el tratamiento de sus datos personales, diligenciando una solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del mismo, en la que puntualice el objeto de su solicitud. Para dar trámite a la misma se seguirá el procedimiento consagrado en el procedimiento para corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales tratados por MAD AGENCIA S.A.S.

17.5 Derecho de Acceso

MAD AGENCIA S.A.S., informa a los titulares de datos personales que tienen derecho a conocer gratuitamente los datos que de ellos estén contenidos en las bases de datos tratadas por la entidad, por lo menos una vez cada mes calendario o cada vez que se realicen modificaciones sustanciales a las presentes políticas.

17.6 Seguridad de los Datos Personales

MAD AGENCIA S.A.S., en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de MAD AGENCIA S.A.S. se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. MAD AGENCIA S.A.S. no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de MAD AGENCIA S.A.S. y sus Encargados. MAD AGENCIA S.A.S. exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

TITULO VI

ARTÍCULO 18: VIGENCIA DE POLÍTICA

La presente política rige a partir del día Primero (1) de Enero de 2018  y por ende, deja sin efectos las demás disposiciones corporativas que le sean contrarias. Lo no previsto en la presente política se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.

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